Crear una archivación
Para llevar un control sobre los expedientes físicos de las unidades administrativas, los usuarios que tengan permiso, deben llevar un registro de las archivaciones de la unidad hasta que éstas sean enviadas al archivo general.
Definir la archivación
Una vez asignado el código de la nueva archivación se activarán el resto de la información.
En datos generales se muestra información sobre la archivación, como su código interno, de cuantas cajas está compuesta y cuantos expedientes tiene almacenados.
Toda la información de esta sección, exceptuando el estado, la recopila la información y es meramente informativa.
Una vez creada la archivación, aparecerá en el listado del control de archivaciones en el estado ‘Sin cursar’, que indica que la archivación es temporal en el departamento correspondiente hasta que sea completada.
Cuando esté completada, los estados pasarán a:
Cursado: Indica que el archivo del departamento ha sido enviado al archivo general.
En proceso: Indica que se está realizando el almacenamiento en el archivo general.
Finalizado: Los archivos ya están almacenados en el archivo general.
Agregar cajas
Por defecto, cuando se crea una archivación, ésta tiene agregada ya una caja que no se puede eliminar.
Según se van necesitando más cajas, se van agregando al listado y a cada una se le asigna un título para facilitar la archivación y búsqueda de expedientes.
Indicar unidades administrativas
En esta sección se indica a que unidades pueden pertenecer los expedientes de la archivación actual, seleccionando una de ellas como unidad principal.
Guardar expedientes
Este etapa se puede hacer de dos maneras:
Introduciendo manualmente los expedientes para completar la archivación.
Completando la archivación automáticamente.
De la primera manera, se van archivando los expedientes seleccionándolos de la lista desplegable mediante la cual se filtran sólo los expedientes que pertenezcan a las unidades que se han indicado.
Por cada expediente que se vaya agregando habrá que indicar en que caja se almacena, el orden que ocupará dentro de ésta y un código en la ubicación dentro del departamento. La aplicación, por defecto, seguirá un orden correlativo dentro de la caja por defecto y también le asignará un código de ubicación correlativo al primer expediente introducido, los cuales se pueden modificar posteriormente.
La otra manera es utilizando el comando ‘Completar’. Al pulsar aparecerá una nueva ventana que seleccionará los expedientes comprendidos entre las fechas de inicio y fin de expediente que se introduzcan.
De esta forma también se le asignará a cada expediente un orden y código de ubicación correlativo al último utilizado dentro de la caja por defecto, pero tiene la posibilidad de crear nuevas cajas automáticamente al superar un número determinado de expedientes que caben en cada una.
Los estados que pueden tener los expedientes dentro de la archivación son:
Pendiente: Indica que el expediente está guardado en el departamento de la unidad pero que todavía no ha sido finalizado.
Prestado: Indica que un expediente almacenado en el departamento de la unidad ha sido sacado temporalmente de la archivación.
Archivado: Indica que el expediente está finalizado y almacenado en la archivación del departamento.