Tipos de expediente

Qué son los tipos de expedientes

Para agilizar los procesos internos del ayuntamiento, los expedientes que se gestionan con la aplicación MuniGex están basados en los denominados “tipos de expediente”.

Estos no son más que expedientes prediseñados por el administrador que contienen todas las etapas y/o trámites necesarios ordenados tal y como se deben cumplimentar para la correcta gestión de los diferentes asuntos y solicitudes que se repiten con asiduidad. Hasta que una etapa no se dé por finalizada, no se podrá proseguir con la siguiente.

Gráfico sobre el sistema de utilización de los tipos de expedientes

Cuándo se utilizan los tipos de expediente

Cada vez que un usuario quiera iniciar la tramitación de un expediente, tendrá que indicar sobre qué tipo de expediente quiere basarlo. Automáticamente se le añadirán todos los pasos y/o trámites a cumplimentar para la correcta gestión del mismo y no tener que crear cada expediente desde cero.

Pantalla de Inicio de Nuevo Expediente donde solicita el tipo de expediente en el que se va a basar

Características de los tipos de expediente

Cuando el Administrador General o el usuario que tenga permisos para ello quiere crear un nuevo tipo de expediente que se vaya a utilizar en la aplicación tendrá que especificar los siguiente datos:

  • Código único identificativo.

  • Nombre del tipo de expediente.

  • Unidad administrativa a la que pertenece o que tiene permisos sobre ese tipo de expediente.

  • Origen: Indica si el tipo de expediente se gestiona internamente, si es externo o ambos.

  • Ficha general: Contiene toda la información concerniente al expediente tipo.

    • Rol responsable: Los usuarios que tengan asignado el rol que se indicado serán los que tengan que hacerse cargo de la gestión de los expedientes que estén basados en este tipo.

    • Privado: Si esta activo, el expediente sólo será accesible o visible por el usuario que lo haya iniciado y por el administrador general.

    • Destino: Indica si el expediente será de gestión interna, externa o ambos.

    • Vigente: Indica que este tipo de expediente está disponible para generar nuevos expedientes basados en él. Que no este activo no quiere decir que esté borrado o que no exista en la base de datos, porque puede haber expedientes basados en él.

    • Normalizado : Si esta opción está activa se activarán los campos de duración máxima y legal, donde se indicarán, en días, el tiempo que se puede tardar en gestionar el expediente.

    • Recursos: Recursos que utiliza este tipo de expediente.

    • Descripción: Comentario sobre la finalidad o función que tiene este tipo de expediente.

  • Traducciones: En este apartado se generan los diferentes asuntos predeterminados que se pueden ofrecer a la hora de iniciar el expediente, cada uno en diferentes idiomas.

  • Manuales: Apartado donde se listan los documentos que se utilizan como manuales o como instancias del tipo de expediente.

  • Requisitos: Aquí se incluye el listado de la documentación adicional que pudiera ser necesaria para poder iniciar el trámite. Permite especificar entre si la documentación debe presentarse sólo en caso de realizar la solicitud de tipo presencial, sólo en caso telemático o en ambos casos indistintatmente.

  • Variables del expediente: Permite incluir una serie de campos o metadatos que deberán rellenarse por parte del usuario una vez generada la ficha del expediente o durante la tramitación de éste.

  • Pasos: Contiene los trámites (generalmente trámites tipificados) o etapas que componen el expediente en el orden que hay que ir cumplimentándolos para la tramitación del expediente.

    • Documentos del paso: Lista los diferentes documentos plantilla que tiene asociados al paso.

    • Variables especiales del paso: Lista las variables del tipo de trámite que no están asociadas con el documento plantilla.

    • Permisos de acceso: Permisos que tienen los diferentes conjuntos, y por asociación, los diferentes roles sobre el paso seleccionado.

  • Categorías: Indica en qué categorías deseamos que aparezca el tipo de expediente, si se va a ofrecer a través del portal del ciudadano el acceso a su manual de procedimiento y su modelo de instancia. El administrador define las categorías que precise para agrupar los tipos de expediente de cara a una búsqueda más sencilla por parte del ciudadano.

  • Permisos: Apartado donde se van agregando los conjuntos de permisos (CPs) que tendrá este tipo de expediente y los expedientes basados en él. Una vez agregados, se puede especificar por cada paso el permiso que tendrán (C, Consulta; T, Tramitación; N, Nada; F, Flotante)

  • Titular predeterminado: El titular seleccionado será el predeterminado a la hora de crear un expediente basado en este tipo.

  • Roles autorizados: Lista con los roles que pueden tomar parte en este tipo de expediente y el conjunto de permisos que se les asigna.