Archivación
Qué es una archivación
Cuando los usuarios van tramitando y finalizando los expedientes, éstos son almacenados físicamente en carpetas y en cajas en la propia unidad administrativa que es responsable de ellos. De este modo, se inicia una archivación provisional de los expedientes.
Tras el periodo que se estipule como el de almacenamiento del archivo provisional ( por ejemplo, archivación de expedientes correspondientes a todo un año), el archivo provisional será enviado al archivo general para ser almacenado allí.
Una vez que la archivación provisional llega al archivo general, ésta es desglosada por el archivero para ser ordenada y codificada de nuevo según el sistema con el que se gestione el archivo general, y, posteriormente, almacenada.
Estados de la archivación
A continuación se indican los diferentes estados que puede tener una archivación:
Sin cursar. El archivo es provisional y está almacenado en la unidad administrativa.
Cursado. El archivo provisional ha sido enviado al archivo general para que el archivero se haga cargo de él.
En proceso. En el archivo general se esta llevando a cabo la archivación de los archivos enviados.
Finalizado. Los archivos enviados ya han sido almacenados y codificados en el archivo general.
Dentro de los archivos provisionales los expedientes pueden tener los estados de:
Pendiente. El expediente está en el archivo provisional, pero aún no está finalizado.
Archivado. El expediente está finalizado.
Prestado. El expediente ha sido extraído del archivo provisional temporalmente.