Registros
Qué son los registros
Los registros no son más que anotaciones que hace el registrador de todo lo que sucede en el registro del Ayuntamiento (entradas y salidas): Solicitudes por parte de los ciudadanos o información que envía el Ayuntamiento a los ciudadanos o a entidades.
Los registros se clasifican en:
Registros telemático y registros de entrada. Son las peticiones o información por parte del ciudadano o entidad dirigida al Ayuntamiento. Si el registrador lo da por válido, pasa a ser un registro de entrada y a iniciar un expediente.
Registros de salida. Son las peticiones o información por parte del Ayuntamiento dirigida a un ciudadano o una entidad.
Características de los registros
Estos son algunos conceptos que deben tenerse claros a la hora de completar la ficha del registro, o al hacer las búsquedas.
Emisor/Receptor. Denominamos así a la unidad administrativa que será notificada cuando se anote un registro de entrada (hará de receptora del registro), o la que presenta un documento para anotarlo en el registro de salida (sería el emisor de dicho documento). Pueden seleccionarse varias unidades como receptoras o remitentes
Presentador/Destinatario. Persona o entidad que presenta un documento en el registro para que se le de entrada (típicamente el titular del mismo), o bien, persona o entidad a la que se envía la documentación cuando es un registro de salida. En ambos casos, deberá ser seleccionado de la base de datos de personas, añadiéndolo si fuera preciso. Pueden seleccionarse varios presentadores.
Estado del registro. Un registro, salvo que el registrador indique lo contrario, se encuentra en estado ‘Pendiente’ en el momento en que se anota. Si se desea anular un registro, su estado pasa a **‘Anulado’ **(el programa no deja anular registros que estén vinculados ya a un expediente). El registrador da por bueno un registro, es decir, se notificará a las unidades correspondientes de su entrada, cuando lo marca como ‘Expedientable’. Si bien el registrador, o la unidad que recibe el aviso, deciden que un registro no conlleva la apertura de un expediente, lo marcan como ‘No expedientable’ (típicamente, la propaganda recibida). Por último, si el registro inicia un expediente, automáticamente su estado cambia a ‘Expedientado’.
Código de registro. Se genera de forma automática a partir del año de registro, del tipo de registro y de su número. Los registros de entrada se codifican con la letra ‘A’, los de salida con la letra ‘Z’, una barra de separación ‘/’, las 2 últimas cifras del año de registro, un guión que hace de separador ‘-’ y el número de registro en sí, en 5 cifras. Por ejemplo: A/03-00245 sería el registro de entrada 245 del año 2003.