Acceso a documentos
El entorno de trabajo y el número de personas que trabajan simultáneamente con Munigex varia de un ayuntamiento a otro. Esto puede hacer que surjan conflictos cuando varias personas intentan trabajar sobre un mismo documento sin saber que la otra está haciendo lo mismo.
Munigex ofrece dos formas diferentes de acceso a documentos, para que se seleccione el tipo de acceso que mejor se adapte al entorno de trabajo en el que se maneja.
Modo directo
Permite un acceso más libre. Está indicado para entornos de confianza y de pocos usuarios, donde no haya riesgo, o muy poco, de conflictos de acceso simultáneo a un mismo documento.
En este tipo de acceso, los documentos están en una carpeta compartida en el servidor o en cualquier otra máquina y son accesibles por el usuario si desde su ordenador teclea la ruta de acceso.
Ventajas : es más rápido y sencillo de utilizar respecto al modo seguro
Desventajas : el acceso y las acciones realizadas sobre el documento no están controladas y no evita el conflicto entre usuarios
Modo seguro
Permite un acceso controlado que además queda registrado en un log. Está indicado para entornos de no confianza, o de muchos usuarios que pueden hacer que aumente el número de conflictos por acceso simultáneo.
Este tipo de acceso es también el único que se puede utilizar cuando se utilizan datos y documentos que están en la “nube” (la base de datos y los documentos están en servidores remotos).
En el modo de acceso seguro, los documentos no son accesibles directamente por el usuario, si no que tiene que hacer una petición de acceso al servidor mediante una API, y éste les dará una copia del documento en caso de estar disponible.
Para evitar conflictos, la aplicación se basa en un sistema de bloqueo/desbloqueo de documentos por usuario y máquina para así evitar que dos personas intenten editar a la vez el mismo documento. Las diferentes opciones dentro del modo seguro son éstas:
| Bloquear | Desbloquear |
|---|---|
 Bloquea el documento para el resto de usuarios mientras el usuario edita la copia local. También se utiliza la expresión “desproteger” (de cara al usuario que tiene la copia) o “check out” para referirse a este estado. |
 El documento deja de ser editable y vuelve al repositorio, dejándolo desbloqueado para cualquier usuario. También se utiliza la expresión “proteger” (de cara al usuario que tiene la copia) o “check in” para referirse a este estado. |
También existe una tercera opción de DESHACER BLOQUEO ( o “deshacer desprotección”). Este caso sólo se utiliza cuando se ha bloqueado un documento y no se quiere realizar ninguna modificación sobre el mismo.
Cuando un usuario realiza la petición de documento obtiene su copia editable para poder trabajar con ella. En ese momento, y hasta que el usuario que tiene la copia termine de trabajar con ella, si otro usuario intenta acceder al mismo documento, se lo encontrará bloqueado.
Una vez que se haya terminado de trabajar con el documento, el usuario debe desbloquearlo para que vuelva al repositorio y quede accesible de nuevo para todos los usuarios.
Por cada una de estas acciones que se han mencionado la aplicación registrará en el log el usuario, la fecha, desde qué máquina y el tipo de acción que se realizó sobre el documento.
Ventajas : el acceso está controlado en todo momento gracias al log y evita conflictos entre usuarios. En el caso de utilizar el alojamiento en la nube, además, tendremos la seguridad de que nuestros archivos están a salvo y accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar con acceso a internet en caso de un fallo físico en nuestros equipos.
Desventajas : es algo más lento y el uso requiere más pasos que el modo local. En el caso de utilizar el alojamiento en la nube es necesaria una conexión a internet de alta velocidad para trabajar cómodamente.