Plantillas reservadas
Munigex incluye dos plantillas propias que siempre se ofrecen a la hora de combinar: DOCUMENT e HIPERLINK.
A diferencia de las plantillas creadas por el usuario que se encargan de recopilar información para completar un documento, estas dos opciones dan la posibilidad de adjuntar al trámite un documento existente.
Plantilla DOCUMENT
Permite agregar al trámite una copia de un documento existente que se almacenará en el gestor documental de Munigex. El sistema guardará el archivo en la carpeta correspondiente dentro de la jerarquía de la partición asignada.
Puede incluir uno o varios documentos, una carpeta completa (se mantendrá la jerarquía) o agregar un documento escaneado en el momento.
A la hora de seleccionar documentos de una misma ubicación puede utilizar las teclas CTRL y SHIFT para realizar una selección múltiple de ficheros. Estos ficheros se agregarán de forma individual al gestor documental.
Plantilla HIPERLINK
En lugar de agregar un documento al gestor permite incluir un vínculo a otro documento, sin necesidad de incluir una copia. Existen dos tipos de vínculos:
Internos: el vínculo apunta a un documento que ya está incluido dentro del gestor documental de Munigex.
Externos: el documento vinculado está fuera del gestor Munigex por lo que corre el riesgo de que la referencia no sea accesible por otros o que se pierda si se mueve o elimina el archivo. Este vínculo se convertirá en interno si el sistema detecta que la ruta apunta a la jerarquía de documentos del gestor.
Carpetas externas: permite agregar la referencia a una carpeta o a una unidad de red que está fuera del gestor documental de Munigex.
Pegar vínculo al ID de documento hayado en el portapapeles. Crea un vínculo interno.
A la hora de seleccionar documentos de una misma ubicación puede utilizar las teclas CTRL y SHIFT para realizar una selección múltiple de ficheros. Las referencias se agregarán de forma individual al gestor documental.
Si se selecciona la opción de vínculo externo el sistema le mostrará el explorador de archivos de Windows. En caso de utilizar la opción de interno se mostrará el selector de documentos Munigex, que es un explorador muy similar al del sistema operativo pero que sólo le permite moverse por la jerarquía de carpetas de las particiones activas y acceder a documentos a los que se tenga permisos.
Una forma más sencilla de agregar vínculos a otros documentos de Munigex es utilizando la opción de vincular a un ID de documento copiado previamente. Para ello, en la ficha del documento que quiere vincular y en la sección de “Información” pulse sobre el pequeño botón que hay al lado del campo “Nº Global”.
En las opciones que ofrece HIPERLINK seleccione “Pegar vínculo a ID del documento encontrado en el portapapeles”. Esto hará que salga de forma automática la ruta correspondiente del documento dentro de la jerarquía de carpetas.
