Un lote de documentos es un grupo de documentos relacionados entre sí. En Munigex los lotes se pueden crear en dos contextos:
En un trámite de un expediente
Se producen cuando se combina una plantilla de documentos para una lista de interesados y además se indica que se quiere un documento independiente por titular.
También se producen cuando se agregan documentos de forma masiva desde el asistente de documentos. Incluso cuando se agregar múltiples carpetas de documentos, se crea un solo lote de documentos.
En un registro de salida o entrada cuando se agregan de forma simultánea varios documentos a la vez. El selector de archivos en este contexto deja seleccionar hasta 20 documentos de forma simultánea.
Aparte de la agrupación para que sea fácilmente visible para el usuario, el lote guarda una serie de datos ocultos por cada documento del mismo en el caso de haber sido generados a través del asistente de combinación con una plantilla:
Este dato es necesario para poder dar un tratamiento especial a los documentos del lote en caso de generar notificaciones o registros de salida; sin él las notificaciones masivas no son posible. Este dato permite a Munigex incorporar el teléfono y el correo electrónico para poder realizar estas acciones. Si el documento del lote no contiene esta información, el método de envío masivo de documentos a un registro de salida funcionará, pero no se podrán luego generar Notificaciones masivas sobre cada uno de ellos porque se necesita este dato extra de referencia a la persona a la que pertenece el documento.
Cabe destacar que el acto de generar un registro de salida sobre un lote produce otro lote que pertenecerá a ese registro de salida; en ese lote se copian los datos extra de pertenencia de cada documento a cada persona concreta. En el lote original en el trámite queda como está pero sus documento se convierten en vínculos a los documentos del registro de salida.