Una notificación es una comunicación administrativa en la que se informa al destinatario de una decisión tomada por una autoridad mediante un escrito.
Las notificaciones deben cumplir los siguientes requisitos:
Es un documento oficial con su sello, fecha de emisión e identificación de la autoridad que notifica.
Debe estar firmada y corroborada con el sello de la autoridad. En el caso de Munigex, con el sello del ayuntamiento y con la firma de la autoridad municipal o del técnico correspondiente.
Está dirigida a una persona concreta a la que se le quiere comunicar la decisión tomada por la autoridad. A esta persona se le llama el “Notificado”.
Informa sobre la existencia de un documento previo con la decisión, al que usualmente se le llama “decreto” o “resolución”.
Debe enviarse al notificado de forma que su recepción esté confirmada. Para ello una tercera persona o entidad hará de garante.
El tercero que hace de garante de la recepción de la notificación realiza una firma indicando que el proceso de notificación se ha realizado.
Para ser una notificación completa, la autoridad debe obtener este documento de notificación con la firma del notificado indicado si la ha recibido o no, y si rechaza la notificación porque no le atañe según su entender. Con ello tiene la prueba de que la decisión fue informada con garantías.
En los casos en que la notificación se envía por correo, se envía por medio de correo certificado que implica la visita del cartero a la residencia del notificado para obtener su firma de confirmación de recepción de la notificación así como de su voluntad de aceptarlo o rechazarlo.
El servicio de correos devuelve a la autoridad emisora el recibo firmado por el notificado como prueba de su recepción.
Si el notificado no es encontrado por el cartero entonces se da por no recibido y este cartero da fe que que no ha sido posible localizar a esa persona.
Este tipo de notificación se caracteriza porque es publicada en la Sede Electrónica de la entidad emisora y la persona destinataria de la misma, o las personas previamente autorizadas por ella, pueden acceder a la notificación previa identificación electrónica.
El sistema de comparecencia electrónica está destinado al envío de documentos que no tienen peso jurídico. Aunque los documentos pueden ser fácilmente copiables no dejan de tener carácter legal ya que no pueden ser manipulados por estar firmados digitalmente.
En estos casos se envía un correo electrónico (o SMS, o ambos) al notificado indicando de la existencia de una notificación pidiéndole que acceda a una URL concreta donde debe identificarse con su tarjeta criptográfica, DNI, o clave segura en el Portal Ciudadano de Munigex. Este correo electrónico no es una notificación sino un simple aviso de que existe una notificación a la que se puede acceder.
Al acceder al documento la plataforma registra la fecha hora quedando constancia en el aplicativo. Esto no implica que el destinatario haya aceptado o rechazado la notificación.
Similar a la notificación por comparecencia electrónica, este tipo de notificaciones están destinadas para documentos que pueden utilizarse como pruebas jurídicas, por lo que deben ser firmadas electrónicamente como prueba de aceptación o rechazo. Es decir, la firma del acuse de recibo de la notificación tradicional en papel se sustituye por una firma con clave operativa o certificado de firma electrónica en la Sede Electrónica.
Al identificarse en la Sede Electrónica y acceder a la URL de la notificación, el sistema le pide al notificado que la firme digitalmente e indique si acepta o rechaza el documento por alguna razón. En este segundo caso se le puede pedir que indique con un pequeño texto la razón de este rechazo (por ejemplo, porque ha habido una equivocación por parte de la autoridad).
Al completar el anterior punto la autoridad tiene una prueba de carácter legal de que la notificación ha sido recibida.