Documentos catalogados
Qué es un documento catalogado
Los documentos catalogados son la diversa documentación que se genera a la hora de gestionar los expedientes. Cada vez que se crea un nuevo documento en el expediente, éste recibe un código identificativo creado por la aplicación que lo cataloga y lo diferencia de entre los demás documentos y de entre los de su clase.
MuniGex tiene definidos cuatro tipos de documentos estándar, cada uno con su letra identificativa, que no se pueden modificar ni eliminar del listado: Normal (A), Resolución (B), Manual © e Instancia (D).
A parte de estos tipos, cada ayuntamiento puede crear tantos como crea necesarios para una correcta catalogación de todos los documentos, hasta un máximo de 32767 tipos diferentes (se permite codificar series diferentes desde A hasta ZZZ).
La codificación que utiliza la aplicación para catalogar los documentos es la siguiente:
Código de serie identificativo del tipo de documento + Año\nº correlativo al tipo de documento y al año (5 dígitos) B07\00079.
Por ejemplo, el código B07\00079 correspondería documento nº 79, del tipo de documento codificado con la serie B, creado en el año 2007.
La aplicación está diseñada para mantener la correlatividad entre los documentos, es decir, si un documento se elimina de la catalogación, el siguiente que se genere ocupará su lugar con la misma codificación, en lugar de posicionarse en el último lugar.
Tipos de documentos catalogados
En datos complementarios, encontraremos la lista de los tipos de documentos que se utilizan en la gestión de los expedientes.
Este listado es totalmente modificable, cada ayuntamiento puede introducir hasta un máximo de 32767 tipos de documentos diferentes para la catalogación.
Cuando introduzca nuevos tipos de documentos puede asignarles un prefijo específico utilizando diferentes series con un máximo de 3 caracteres (A-Z, AA-ZZ, AAA-ZZZ).
Supertipos de documentos
Los supertipos permiten agrupar diferentes tipos de documentos en conjuntos mayores. Por ejemplo, actas y edictos son tipos de documentos similares, o puede agrupar tipos por su funcionalidad, como tipos de documentos que se pueden publicar en el Portal Ciudadano.
Para poder asignar un supertipo primero que hay generarlo en la sección de datos básicos de la aplicación, dentro del nodo “Datos generales”.
Una vez creados, para asignarlos simplemente se tiene que abrir la ventana de tipos de documentos y seleccionar uno de los supertipos del listado.
