Visión general
MuniGex controla todo el flujo de información relacionada con un expediente, desde el registro que le da origen, hasta su tramitación final y posterior archivación, comunicando a los diferentes departamentos que toman o deben tomar parte en el proceso.
Para agilizar los procesos, todos los expedientes gestionados por la aplicación se basan en tipos de expedientes ya definidos por el administrador, con todos los pasos a seguir para la correcta tramitación de diversos tipos de gestiones. El responsable de la tramitación sólo tiene que seguirlos, con la posibilidad de añadir nuevos pasos en caso de que crea que la tramitación estándar es insuficiente para un caso en concreto.
Perfiles de usuario que toman parte
- Administrador General (AG): Como su propio nombre indica, es el usuario que administra los diferentes elementos que MuniGex utiliza para la tramitación de expedientes. Sólo él, o un usuario con sus mismos permisos, puede crear, definir y eliminar tipos de expediente, tipos de trámite, plantillas y variables.
- Usuarios estándar: Son los propios funcionarios del Ayuntamiento que gestionarán expedientes basándose en los tipos que con anterioridad ha creado el administrador. Generalmente, suelen estar agrupados por unidades administrativas o áreas del Ayuntamiento.
- Registrador: Es el usuario que se encarga de tomar nota del registro de entrada y/o de salida y que posteriormente notificará a la unidad administrativa correspondiente si da por bueno el registro.
Flujo de trabajo organizado
- Registro de entrada: Cuando un ciudadano se acerca al Ayuntamiento en busca de una solicitud, (por ejemplo, una solicitud de licencia de obra menor), tendrá que cumplimentar una ficha de registro. Si el registrador da por bueno ese registro, se convierte en un registro de entrada y notificará a la unidad administrativa correspondiente (en este caso, urbanismo) iniciándose así el expediente.
- Inicio y tramitación del expediente: Cuando el usuario tiene que iniciar un nuevo expediente, sólo puede crearlo basándolo en un tipo de expediente ya definido. Al indicar cual es el tipo de expediente que quiere utilizar, todos los elementos que definen ese tipo de expediente pasarán a completar el nuevo expediente, teniendo así todo los trámites y datos en el orden tienen que ir cumplimentándose para llevar a cabo la tramitación de la solicitud que inició el expediente.
- Modificación del expediente: En ocasiones, la tramitación estándar del tipo de expediente no es suficiente para un caso en concreto, por lo que el usuario tiene la posibilidad de añadir o quitar trámites del mismo. En el caso de que añada nuevos trámites, éstos siempre tienen que estar basados en los tipos de trámites definidos por el administrador general.
- Archivación: Una vez que se han cumplimentado todos los pasos y/o trámites del expediente satisfactoriamente se dará por finalizado el expediente y éste se archivará.