Gestionar una no conformidad

Escenario

Durante el envío del pedido algunas de las piezas han sufrido desperfectos y Forza ha comunicado a la empresa principal que le abrirá una no conformidad por las dos piezas que no han llegado en buen estado.

Pasos

1. Anotar en el gestor la no conformidad abierta por el cliente

Desde el control de no conformidades ubicado en la pestaña [Principal] del menú podemos gestionar y crear nuevas no conformidades. Al pulsar sobre “Nueva” se mostrará una ficha vacía de no conformidad que se activará en cuanto rellenemos los datos de la cabecera.

Antes de poder crear las primeras no conformidades hay que completar el listado “Clasificaciones de no conformidades” de la sección de datos básicos con las diferentes categorías de no conformidades que creamos que podamos encontrarnos.

Ficha de la no conformidad al crear una nueva

Al ser una reclamación hecha por el cliente especificaremos que la tipología es “de cliente”. Cuando introduzcamos estos datos se activarán el resto de pestañas de la ficha.

La información de la pestaña [Datos] es opcional rellenarla pero cuanto más la cumplimentemos mejor nos ayudará a gestionar las no conformidades. Uno de los datos más básicos a rellenar sería la descripción de la no conformidad, la posible causa del problema y el estado actual de la misma.

Datos básicos de la no conformidad

En la sección de [Afectado] introduciremos los datos del cliente que nos ha remitido la no conformidad y los datos de contacto.

Datos del afectado por la no conformidad

Al especificar un afectado tendremos que tener en cuenta que en la ficha de empresa tiene especificado una lista de niveles de no conformidades ya que la aplicación utilizará los niveles de gravedad que ellos utilizan en su gestión.

Lista de niveles de no conformidades utilizada por la empresa afectada

Al tratarse de piezas defectuosas también anotaremos el artículo y las cantidades problemáticas en la pestaña [Artículos].

Lista de artículos relacionados con la no conformidad

2. Anotar los pasos para solventar las causas del problema

Como solución inmediata al problema de las piezas defectuosas la empresa principal le ha ofrecido al cliente encargarse de recoger las piezas y repararlas o devolverle el importe por las dos piezas. El ofrecimiento y la respuesta la anotaremos en la sección de [Reparaciones].

Anotación de las soluciones inmediatas aportadas

Ahora toca, a parte de reparar las piezas, averiguar que ha pasado para que las piezas sufrieran desperfectos durante el transporte. Todos estos pequeñas acciones que vamos realizando hasta que se dé por resuelta la no conformidad las anotaremos en la sección de [Acciones tomadas].

Lista de acciones que se van realizando para reparar el error

Los número de acciones se asignan automáticamente. Sólo hay que completar el resto de datos del registro y cuando la acción haya finalizado le asignaremos una fecha de verificación.

3. Hacer un seguimiento sobre las acciones que se realizan

En la ficha de la no conformidad podemos hacer un seguimiento más genérico sobre el trabajo que se realizará para solucionar la no conformidad.

Seguimiento general de la no conformidad

Si pulsamos el botón de datos subyacentes cuando estemos sobre una de la acciones se nos mostrará la ficha de ésta, que también es accesible desde el control de acciones, para poder anotar más detalles sobre la misma y hacer un seguimiento más exhaustivo del trabajo que se ha realizado.

Seguimiento de las diferentes acciones

4. Evaluar el resultado de las acciones y la no conformidad

En este caso, la causa de que la carga se moviera fue el material de sujeción que no estaba en óptimas condiciones y nos ha obligado a revisar todo el material y comprar nuevo material de sujeción para que no vuelva a pasar. Daremos por concluida esta acción poniéndole una fecha de finalización.

Valoración de la acción

Ya que cada una de las acciones puede llevar implicar un coste, ya sea por la compra de nuevo material o servicios, o por el tiempo empleado por el operario para reparar las piezas, anotaremos ese coste tanto en la acción con en la sección de [Costes] de la no conformidad.

Costes derivados de la no conformidad

La lista de tipos de coste debe estar cargada en la tabla de datos básicos “Tipos de coste”.

Cuando se dé por resulta y finalizada la no conformidad deberemos anotar la fecha de finalización real y los elementos utilizados para solucionarla en la sección de [Valoración]. También tendremos que modificar su estado a “Terminada”.

Finalizar la no conformidad