No conformidades y acciones correctivas
Hoy en día, muchas empresas tienen implantados sistemas de gestión de la calidad como seña de identidad de su buena labor. Aún si su empresa no tiene implantado ningún sistema de gestión de calidad oficial, como puede ser la ISO 9000, PROPyme incluye un apartado en el que podrá gestionar las diferentes no conformidades que pueden surgir.
La calidad viene dada por las características y requisitos que debe cumplir un producto/servicio y que están especificados previamente. Siendo éste el concepto de calidad, una no conformidad es todo aquel producto/servicio que incumple alguna o varias de esas características y requisitos.
Si nos pusiéramos en el caso de que somos una empresa que se dedica a fabricar tornillos especiales, un ejemplo sencillo de no conformidad sería entregar una partida de tornillos que el cliente ha detectado que están defectuosos.
Para llevar un registro de esas no conformidades y evitar que vuelvan a suceder, se sigue un sencillo seguimiento de esos productos que no superan las expectativas y que consta de los siguientes pasos:
1. Identificar los productos no conformes
2. Dar a los productos no conformes el tratamiento adecuado
3. Realizar acciones para evitar que vuelvan a surgir esas no conformidades
En PROPyme, este seguimiento lo puede realizar desde los apartados “No conformidades” y “Acciones” del menú principal.
Tipos de no conformidades
Las no conformidades pueden ser de tres tipos:
Interna: el producto no conforme (el que no cumple los requisitos) ha sido identificado mientras aún estaba en la empresa.
De cliente: al entregar nuestro producto al cliente ha sido él quien ha identificado el producto no conforme y nos lo han notificado.
De proveedor: al recibir el producto de nuestro proveedor hemos sido nosotros quienes hemos identificado el producto no conforme y se lo hemos notificado.
Formulario de no conformidades
Tanto al crear una nueva no conformidad como al querer modificar una, se nos mostrará el formulario de la no conformidad. Cuando se vaya a crear una nueva conformidad hay que completar los datos de la cabecera para que se nos muestre la información de las pestañas. Una no conformidad tiene la codificación NC
La información de cada no conformidad está agrupada en diez pestañas:
Datos generales: información genérica sobre la no conformidad, como la descripción, la sección en la que se originó, posibles causas, el responsable y estado del seguimiento.
Reparaciones: permite introducir una descripción de la respuesta inmediata que se ha dado a la no conformidad. En el caso de los tornillos defectuosos, podría ser que se le ha entregado una nueva partida de tornillos a la vez que se han recogido los defectuosos con un coste cero para el cliente.
Acciones tomadas: permite anotar las diferentes acciones que se van realizando para solventar la no conformidad y que no vuelva a suceder. Por ejemplo, si la causa de que el producto sea defectuoso es una de las máquinas de producción que está desajustada, la acción sería “Ajuste correcto de la máquina”. Estas acciones son también accesibles desde el formulario “Control de acciones”.
Costes: permite anotar los diferentes costes que ha implicado el corregir la no conformidad. En la pestaña [Valoración] aparecerá la suma de todos los costes que se han generado hasta el momento.
Observaciones: permite introducir el resultado del tratamiento de la no conformidad y cualquier otra observación al respecto.
Artículos: permite especificar los artículos que no cumplen los requisitos y relacionados con esta no conformidad.
Docs: permite agregar ficheros electrónicos relacionados con la no conformidad para que estén fácilmente accesibles.
Afectado: en caso de que la no conformidad sea del tipo “de proveedor”, esta pestaña nos permite anotar datos que el proveedor nos ha facilitado sobre la gestión que está haciendo de la no conformidad que le hemos notificado.
Seguimiento: permite anotar los diferentes pasos que se van realizando hasta que se dé por solucionada la no conformidad.
Valoración: permite dar por concluida la no conformidad al introducir la fecha de cierre y si ha sido efectiva, junto con los diferentes métodos utilizados para su resolución.
Tipos de acciones
Como hemos mencionado antes, cuando se presenta una no conformidad, se van realizando diferentes acciones al respecto para solventar estos errores y/o para que no vuelvan a suceder en un futuro. Las acciones pueden ser de cuatro tipos:
Acciones correctivas: son las acciones que se toman para eliminar la causa de la no conformidad. Están asociadas a una no conformidad.
Acciones preventivas: son aquellas acciones que se toman antes de que presente cualquier problema que pueda derivar en probables no conformidades.
Acciones de mejora: son aquellas acciones que no están vinculadas a una no conformidad, ni se realizar para evitar posibles problemas, simplemente se realizan para aportar una mejora en el sistema.
Acciones reparadoras: son aquellas acciones que se realizan inmediatamente cuando ocurre la no conformidad.
Formulario de acciones
Tanto si crea una nueva acción, como si modifica una existente, se le abrirá el formulario de la acción. En caso de estar creando una nueva acción, debe completar los datos de la cabecera para que se le muestre el resto de la información en las pestañas. Una acción tiene la codificación AC< año 2 dígitos >/< 4 dígitos >. Por tanto sólo se pueden anotar 10000 acciones anuales. Ejemplo: AC10/0020 acción Nº 0020 del año 2010.
El formulario de la acción permite especificar con más detalle el seguimiento y la valoración por cada una de ellas y que luego quedarán reflejadas en su correspondiente pestaña dentro de la no conformidad, en caso de que esté asociada a una de ellas. La información de la acción está agrupada en tres pestañas:
Datos generales: datos genéricos de la acción, como la descripción, cuando se realizó y la fecha prevista en la que se finalizará. En caso de que sea una acción anotada desde la no conformidad, automáticamente se le vincula el número de dicha conformidad.
Seguimiento: permite anotar la causa probable y los pasos que se están siguiendo para darle la solución.
Valoración: permite dar por finalizada la acción al introducir una fecha de finalización y anotar el resultado obtenido de aplicar dicha acción.