Pedidos

Los pedidos se refieren tanto a los que nuestros clientes nos efectúan como a los que efectuamos nosotros a nuestros proveedores. Desde un punto de vista de un observador exterior a nuestra empresa, nosotros sólo somos un eslabón más en la cadena de empresas que compran productos para utilizarlos, modificarlos y venderlos a su vez a otras empresas que repiten el mismo proceso.

En una empresa se pueden recibir los pedidos por teléfono o por otras vías aparte de la más oficial que es recibir el correspondiente documento de pedido.

Nunca se puede omitir la introducción de los pedidos que hagan los clientes en el programa, aunque sea por vía telefónica. El programa debe tener siempre introducidos los pedidos para poder llevar la gestión.

Tipos de pedidos

Hay tres tipos de pedidos:

  • Pedido de cliente o de venta. Son los pedidos que un cliente efectúa a nuestra empresa. Se caracterizan por que el proveedor somos nosotros.

  • Pedidos de compra. Son los pedidos que nosotros efectuamos a nuestros proveedores. Estos pedidos se caracterizan por que el cliente siempre somos nosotros. Las subcontratas también entran dentro de esta categoría.

  • Pedidos de gastos. Son pedidos de compra pero que no computan sus resultados en los almacenes que lleva el programa. En los dos primeros tipos, al efectuarse una compra o venta de un artículo siempre se anota la cantidad de entrada o salida en el almacén al emitirse el albarán. En los pedidos de gastos los artículos no cuentan para el almacén. Estos pedidos de gastos pueden ser subcontratas o artículos de uso corriente de los que no se desea mantener su almacén como papelería, material fungible, etc., o bien porque son pedidos de artículos que no cuentan en el almacén como servicios notariales, etc. En estos pedidos cuando se apunte el albarán de recepción, no se modificarán los almacenes.

Desde el “Control de pedidos” del menú principal se pueden emitir, buscar, imprimir o eliminar los distintos tipos de pedidos. En el caso de pedidos de cliente, se permite tener a la vista la cartera de pedidos para poder llevar la cantidad por semanas e imprimir informes más detallados.

Estados de los pedidos

Los pedidos pueden estar en cuatro estados:

  • Sin cursar. El pedido está siendo elaborado o aún no ha sido enviado al proveedor. En caso de ser un pedido de venta nosotros somos el proveedor por tanto todavía no hemos dado por recibido el pedido por parte de nuestro cliente, lo estamos picando o estudiando.

  • Cursado. El pedido ha sido recibido por el proveedor pero aún no ha atendido ninguna de las posiciones del pedido. En caso de ser un pedido de cliente, nosotros somos el proveedor y por tanto no hemos atendido al cliente.

  • Algo recibido / Algo entregado. El pedido ha sido atendido parcial o totalmente por parte del proveedor pero aún faltan posiciones por recibir o falta anotar sus datos. Para pasar a este estado basta con apuntar una recepción o envío en un albarán.

  • Recibido / Entregado. El pedido se da por finalizado y con todos los artículos totalmente entregados. Si es un pedido de cliente (llamado también de venta), nosotros somos los proveedores y damos por atendido al cliente. Una vez que el pedido queda recibido no se puede modificar.

Estos estados permiten al programa no sólo búsquedas de pedidos, sino también controlar la legalidad de cierto albarán al anotarlo a un pedido aún no cursado, si un artículo de un pedido puede ser cambiado o si pueden facturarse algunas de las posiciones del pedido. Existen muchos mecanismos automáticos que generan pedidos o que permiten agregar nuevas posiciones a pedidos de forma indirecta gracias al conocimiento de sus estados. Por ejemplo: cuando se ordena crear pedidos para reponer existencias en los almacenes por debajo del mínimo, el programa busca primero los pedidos que están sin cursar para anotar nuevos apuntes en ellos antes de crear un nuevo pedido.

Formulario de los pedidos

El formulario de pedido de compra y gasto que se muestra tiene el siguiente aspecto.

Formulario de pedidos de compra

Para pedidos de cliente el aspecto y funcionamiento es idéntico pero con algunas denominaciones nuevas. Las pestañas que contiene el formulario de pedidos son las siguientes:

  • Datos generales. Permite la introducción de los datos de la cabecera del pedido. Muchos de los datos pueden omitirse, pero las direcciones y la forma de pago siempre deben estar rellenadas. El cuadro “Observaciones” se agrega al final del pedido para hacer precisiones al proveedor sobre el propio pedido. El cuadro “Indicaciones” sirve para introducir apuntes que nunca aparecerán en papel pero que pueden ayudar a la gestión del pedido.

  • Datos del pedido. Contiene la lista de posiciones del pedido. En esta pestaña se puede observar las posiciones en forma de lista de registros o bien posición por posición por medio del botón “Cambiar vista”. Los artículos que se puedan pedir serán sólo los marcados como “de venta” para el proveedor indicado. En el formulario “Empresas”, puede buscarse al proveedor y ver la lista de artículos que suministra.

  • Programa de entregas. El programa de entregas de un pedido es la lista de todos los plazos de entrega de cada posición del pedido. De forma automática el pedido genera una entrega por cada posición pero luego puede ser modificada para otro plazo de entrega o bien para ser repartido en varias veces. Las entregas de una posición deben sumar una cantidad igual a la marcada en la posición. También se muestran en tres columnas adicionales las cantidades recibidas, la fecha real de recepción de la primera entrega y lo que falta por entregar. En esta pestaña, pulsando el botón “Cambiar vista”, se pueden ver las órdenes de fabricación (OFs) relacionadas con cada entrega. Las órdenes de fabricación pueden generar pedidos de forma automática o agregar posiciones a pedidos sin cursar. Esta vista mostrará los datos así agregados.

  • Recepciones/Entregas. Muestra todas las recepciones efectuadas por el proveedor, estas recepciones se deberán anotar por que estarán casadas siempre con una entrega del pedido. Para poder llevar correctamente la gestión en este programa deberemos exigir a todos nuestros proveedores que indiquen perfectamente en sus albaranes de entrega el Nº del pedido, la posición y la entrega a la que están atendiendo para facilitar nuestra labor de entrada de datos. También ES CONDICIÓN SINE QUA NON QUE EL PROVEEDOR EMITA UN ALBARÁN DE ENTREGA DONDE TODOS LOS ARTÍCULOS SEAN SIEMPRE DE UN SOLO PEDIDO. Esto significa que no puede enviar en un solo albarán la entrega de distintos artículos de distintos pedidos. Esta limitación es normativa para esta gestión de producción. Sí que se permite enviar varios albaranes por el mismo pedido para atender a las sucesivas entregas. Incluso se pueden aceptar albaranes por cantidades parcialmente entregadas. En este último caso no se admite que el mismo albarán atienda a la misma entrega del pedido 2 veces, debe hacerse en 2 albaranes distintos. Hasta que no se hayan cubierto todas las entregas con sus correspondientes cantidades, no se podrá dar por finalizado el pedido. Las entregas una vez tecleadas no pueden ser modificadas pero pueden ser borradas mientras el albarán en el que están anotadas no esté facturado.

  • Albaranes. Al forzar a los proveedores a que emitan un albarán por pedido podemos asignar cada albarán a un solo pedido y mantenerlos agrupados. En esta pestaña quedan apuntados todos los albaranes de recepciones del pedido. En ella se podrán ver los albaranes de forma detallada y anotar comentarios o facturarlos como se desee. También se puede dar entrada a la recepciones de artículos desde este punto.

  • Anticipos. Permite gestionar los adelantos de pago y asociarlos a los pedidos. Estos adelantos pueden ser facturados dos veces. Una primera vez para obtener el adelanto y una segunda vez para devolver el adelanto en una fecha posterior.

  • NCs. Permite asociar una no conformidad de cliente o proveedor, dependiendo del tipo de pedido, con los problemas y complicaciones que han surgido con el pedido actual.

  • Docs. Permite asociar diferentes ficheros electrónicos relacionados con el pedido actual.

Como es natural si el pedido es de venta y nosotros somos los proveedores, el escenario es idéntico si leemos los anteriores párrafos sustituyendo la palabra “envío” por la palabra “recepción”.

Modificaciones de pedidos

En este programa el correcto control de las entradas y salidas de los artículos de los almacenes depende de la buena utilización que se haga del formulario “Pedidos”. Es muy frecuente que un pedido efectuado por un cliente a su proveedor pueda ser modificado después de haber sido realizado. Algunas de las razones pueden ser:

  • Ya sea porque se incrementa la cantidad solicitada de una posición o porque no se quiere determinada posición o porque hay que modificar un plazo de entrega a instancias del cliente.

  • Porque lo solicitado fue una cantidad aproximada y se ha entregado otra cantidad, entonces se apunta una cantidad distinta o incluso medida en otras unidades. En este caso es importante anotar esta modificación. Un caso típico es pedir 1500 kg de material y que nos envíe un albarán por 2 rollos de ese material que pesen 1750 kg. Deberemos modificar el pedido para que refleje esos 1750 kg y al precio indicado por kilo. Es importante siempre apuntar las cantidades correctas porque al anotar los apuntes de albarán, también se están modificando las cantidades en los almacenes.

Habitualmente en la industria estos cambios se hacen por teléfono y no se apuntan en ninguna parte o se apuntan de forma apresurada, con lo cual el pedido se convierte en poco menos que “papel mojado”. Para que se haga todo de una forma correcta y quede registrado, el programa permite lanzar modificaciones de los pedidos pulsando el botón “Generar modificación”, con lo cual se genera un nuevo pedido con la misma numeración pero con un número llamado “modificación” que se puede ver en la pestaña “Datos generales” del pedido. Este número permite saber cuántas modificaciones ha sufrido el pedido. El pedido antiguo que tiene el mismo código de pedido pero un número de modificación inferior queda cerrado sin que se pueda volver a modificar. Sólo puede utilizarse luego para hacer comparaciones. Estos pedidos cerrados se pueden eliminar si así se desea.

Cuando se genera una modificación de un pedido sólo puede hacerse si el pedido está ya “Cursado” o “Algo recibido / Entregado”. Podremos modificar los datos del pedido que todavía no hayan sido recibidos y de los recibidos podremos aún modificar los precios y los descuentos si aun no están facturados. Podremos también agregar nuevas posiciones, entregas, etc.

El programa se ocupará de prohibir eliminar ningún albarán ya recibido. Una vez que la modificación se ha escrito se puede de nuevo cursar el pedido modificado. Esta vez pasará directamente al estado “Algo recibido”.

Las modificaciones no se pueden deshacer, de manera que queda reflejado siempre el Nº de modificación.

Restricciones de envíos de albaranes

En este programa no se pueden enviar albaranes que contengan artículos de diferentes pedidos. Esta restricción no es una limitación pues siempre se pueden enviar varios albaranes, uno por cada pedido, cuando se hace un envío de productos terminados. ¿Por qué esta restricción? Hay tres motivos:

  • Este programa está pensado para manejar grandes cantidades de pedidos en empresas cuyo tamaño en número de empleados puede ser grande. Si varios responsables de uno de nuestros clientes nos hacen pedidos y les enviamos un solo albarán, este único documento tendrá que ser rotado por cada responsable para que haga sus apuntes de recepciones y ninguno de ellos podrá quedárselo en propiedad exclusiva. Es muy habitual que los responsables de un pedido sean también los que deban recibir su correspondiente albarán o albaranes y no la sección de contabilidad. Puede aducirse que en pequeñas empresas el responsable siempre suele ser una sola persona, pero el recibir varios albaranes no es ninguna limitación.

  • A la hora de almacenar los albaranes de papel en legajos, organizativamente se pueden guardar apilados junto con el pedido de compra o venta al cual están relacionados de manera que cada persona se encarga de lo que ha recibido o enviado.

  • Todos los albaranes pueden pasar con antelación por contabilidad y luego ser redistribuidos a sus respectivos responsables. Este paso no es necesario pues la sección de contabilidad solo tiene que revisar el ordenador regularmente para facturar los albaranes nuevos que se emitan pues cada responsable introducirá en la base de datos sus propios albaranes.

Podremos darnos cuenta que esta misma regla que se aplica a nuestra propia empresa, deben cumplirla también nuestros proveedores. Deberán enviarnos siempre en cada albarán artículos de un solo pedido.